各有关单位：
根据教育部《关于做好2020年国际会议预报和管理工作的通知》有关文件要求，在华举办国际会议应按照要求提前履行预报及申报手续。结合我校实际，现将2020年国际会议申报工作相关事宜通知如下：
一、预报、申报国际会议相关要求：
1.国际会议是指在我国境内举办的、与会者来自3个或3个以上国家和地区（不含港、澳、台地区）的年会、例会、研讨会、论坛等会议。
2.坚持会议预报制度。国际会议不论规模大小均应按照要求及时做好预报工作，没有预报的会议原则上教育部不再受理审批。不能出现事先对外承诺后申报的现象。
3.按照谁申报、谁负责、谁主办、谁主责的原则，各单位应切实加强对合办类国际会议的全程管理，不得将会议主办权交给合作单位甚至外方。
4.按照教育部国际会议相关规定，各单位预报下一年度全年拟申办的国际会议后，需于会议召开前100天通过本校国际合作交流处出具红头文件，向教育部提交正式申报材料，获教育部正式批件方可办会。未获批教育部批件擅自举办的国际会议属非法办会。（详见附件2：《国际会议申报须知》）
5.对不涉及敏感政治问题、邀请外宾人数在30人以下的自然学科类一般国际学术会议可不预报，但需于会议召开前100天履行教育部申报手续。
6.重大会议必须按时限提前一年进行预报，上级主管部门需提前一年上报国家有关部门进行审批。逾期不得补报。未按期进行预报的重大会议不予正式申报审批。
7.批准举办的会议，不得随意更改会议规模、举办时间、邀请人员名单等关键要素。如有需要，必须在会议所批举办日期三个月前（100天）进行系统变更申请并向学校提交纸质变更申请说明。已作为一般会议批准的国际会议不得随意升格，不得随意邀请党和国家领导人、外国政府正部长及其以上官员或前国家元首、政府首脑或重要阁僚出席会议。
8.未按规定时限报送以往会议总结和材料的，教育部视情将与受理新会议申请挂钩。（详见附件2：《国际会议申报须知》）
二、国际会议预报及申报流程：
三、国际会议预报时间安排及注意事项：
本次“2020年国际会议预报”是指包括拟在2020年年内召开的国际会议，也包括在2020年后举办、但须在2020年对外承诺的国际会议。请拟举办会议负责人于2019年10月29日前注册并登陆平台进行预报（http://econf.hust.edu.cn/），上传《会议预报表》（须经二级单位负责人签字并加盖单位公章），并将原件送至国际合作交流处。
注意事项：
1.系统注册：会议负责人登录国际会议报批平台http://econf.hust.edu.cn/，在系统里进行注册并设置密码。注册过程中“所属高校”一栏请务必选择“中国矿业大学”， 并真实完整填写各项个人信息（包括真实姓名、正确的手机号、所属学院、工号及完整的电子邮箱等）。信息填写完整后，会议批复相关信息将直接通过系统通知各位会议负责人。
2.会议预报：登录系统后点击“会议申报”→点击页面左侧“国际会议预报”模块 →点击“2019年会议预报” →点击“新增”按钮后按照系统要求填报相关信息→点击“提交”→点击“操作”栏目下的“文件管理”按钮，下载《预报申请表》，打印纸质版本人签名后报送各学院负责人进行初审。
3.学院初审：学院初审后，请各学院负责人在《会议预报表》学院意见栏处签字、加盖学院公章，并由会议负责人扫描成电子档，登录系统点击“会议申报”→找到所预报的会议名称并点击“操作”栏目下的“文件管理”按钮进行上传。
四、各类国际会议简介：
重大国际会议:
1.外宾人数100人以上或会议总人数400人以上的社科类国际会议，以及外宾人数在300人以上或会议总人数在800人以上的自然科学技术专业领域的专业或学术性国际会议；
2.有外国政府正部长及其以上官员或前国家元首、政府首脑出席的高级别国际会议；
3.邀请党和国家领导人出席的国际会议；
4.其他事关我核心利益、涉及重大敏感问题以及重要国际问题等的国际会议。
一般性国际会议：
1.外宾人数在100人以下或会议总人数在400人以下的一般性国际会议，以及外宾人数在300人以下或会议总人数在800人以下的自然科学领域的专业或学术性国际会议；
2.双边会议以及国际合作项目中的工作会议。
国际会议报批平台是由教育部统一建设，各高校进行使用的官方平台，目前系统仍在完善中，且暂时无法与我校外事工作服务系统对接，希望各位老师能够谅解。如遇相关问题可以随时与我们联系。
联系人：胡林、张馨元
电话：83592005、83590258
邮箱:cumtHL@cumt.edu.cn
地点：南湖校区行政办公楼A308室
附件:
附件1 国际学术会议报批系统预报申请说明.pdf
附件2 国际会议申报须知.doc
附件3 在华举办国际会议管理办法的实施细则（试行）-教外际[2006]105号.pdf
